Imobiliárias são obrigadas a cumprir o framework COAF no Brasil — precisam realizar due diligence de clientes, manter registros de transações de alto valor e comunicar operações suspeitas. Na prática, a maioria das imobiliárias conhece essa obrigação na teoria. Muito poucas têm um processo estruturado que sobreviveria a uma investigação real do COAF.
A obrigação de compliance tem três pilares operacionais. O primeiro é a due diligence de cliente (CDD): verificar a identidade do comprador, vendedor ou locatário, avaliar o perfil de risco e documentar a base para aprovação da transação. O segundo é a due diligence do imóvel: verificar a situação jurídica do imóvel, cadeia de propriedade e ausência de ônus antes de qualquer contrato. O terceiro é a comunicação de transações: registrar comunicações ao COAF para operações que atendem ao limite da Resolução 36/2021 ou são sinalizadas por indicadores de risco.
A CDD começa com coleta estruturada de dados. Um fluxo de KYC para um comprador ou locatário coleta: documentos de identidade, comprovante de renda ou patrimônio, declaração de origem de recursos, confirmação de triagem PEP e registro de consentimento LGPD. Esses não são campos numa planilha compartilhada — são anexos obrigatórios num fluxo que não avança sem cada documento. O analista que revisou cada documento assina ao final da etapa de KYC. Essa assinatura é o registro de CDD.
A due diligence do imóvel é um fluxo paralelo vinculado à mesma transação. Os documentos exigidos variam por tipo de transação: para locação, você precisa de matrícula atualizada (máximo 30 dias), certidão de IPTU quitado e habite-se quando aplicável. Para compra e venda, a lista se estende a certidões negativas, documentação de ITBI e certidão de ônus reais. Um gate de aprovação do coordenador jurídico bloqueia a geração do contrato até que todos os documentos estejam verificados e vigentes.
A obrigação de comunicação ao COAF é acionada por condições específicas: transações em espécie ou equivalente acima de R$50.000 conforme a Resolução 36/2021, ou transações com indicadores de suspeição independentemente de valor. Quando essas condições estão presentes, o fluxo ramifica para um subfluxo de comunicação COAF com campos obrigatórios: detalhes da transação, partes envolvidas, indicadores de risco identificados e confirmação de envio. O registro é imutável após o envio — qualquer auditor consegue puxar com data, conteúdo e confirmação.
A integração entre CDD, due diligence do imóvel e comunicação COAF é o que a maioria das imobiliárias não tem. Os três geralmente acontecem em e-mails separados, planilhas separadas ou pessoas separadas que não compartilham um registro. Quando uma investigação do COAF chega, a imobiliária precisa reconstruir o registro de compliance a partir de e-mails e memória. Um fluxo que vincula os três ao mesmo registro de transação elimina a reconstrução completamente.
Para redes de franquias com múltiplas filiais, o requisito estrutural é supervisão centralizada com execução local. Cada filial roda seus próprios fluxos de KYC e due diligence usando o template de compliance definido pela franqueadora. O responsável de compliance nacional tem visão consolidada de todas as transações em aberto, etapas de KYC vencidas e comunicações COAF pendentes em cada filial — sem precisar ligar para ninguém.