Visão geral
Toda primeira semana do mês, a pergunta é a mesma: "já conciliou?". A resposta costuma ser "quase". A conciliação existe, mas vive numa planilha por analista, em pastas de rede, em extratos que chegaram por e-mail e numa mensagem do coordenador pedindo o ajuste de uma conta. Para saber o status, alguém precisa abrir conta por conta.
O problema raramente é a conciliação em si. É o que a cerca: quem concilia cada conta, onde fica o extrato, quem justificou a diferença, quem revisou e quando foi aprovada. Quando a auditoria ou o cliente pergunta, o escritório reconstrói a história em vez de recuperá-la.
Em qualquer rotina, vale registrar por conta: o responsável, o prazo, a fonte do saldo (extrato ou razão), o saldo contábil, a diferença encontrada, a justificativa para cada diferença, o arquivo de evidência anexado, a revisão e a aprovação. Se algum desses itens depende de memória ou de mensagem, ele vai falhar num mês de pico.
Montando o fluxo na Cadenio
A conciliação mensal vira um Flow com quatro etapas em sequência. Cada uma tem responsável, prazo e registro.
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Coleta de extratos e razão
Os arquivos são anexados à própria execução. A etapa pode ser de parada: a seguinte só libera quando os arquivos obrigatórios estiverem anexados, para ninguém conciliar sem extrato. Se o extrato vem do cliente do escritório, a tarefa pode ser compartilhada por link com quem não tem conta, que anexa os arquivos direto no fluxo, com o acesso registrado.
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Conciliação conta a conta
Campos numéricos para saldo do extrato e saldo contábil, um campo de diferença e uma justificativa obrigatória sempre que houver diferença. A lista de contas pode ficar numa Fonte de Dados, para manter o plano de contas em um só lugar.
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Revisão do coordenador
Aprovação por lote de contas, com registro de quem aprovou e quando. Para ajustes acima de um valor que o escritório definir, uma regra condicional pode exigir uma segunda aprovação, por exemplo do controller.
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Fechamento
Com todas as contas aprovadas, a execução é concluída e pode ser exportada em PDF ou CSV, com as aprovações e os anexos, para entregar ao cliente ou guardar para a auditoria.
Programe uma vez, rode todo mês
Em vez de alguém lembrar de abrir a conciliação, o Flow é agendado para iniciar automaticamente na recorrência mensal. A Cadenio cria a execução, atribui as etapas aos responsáveis e calcula os prazos. Se uma execução não iniciar, o dono do fluxo é avisado.
Lembretes e escalonamento
Cada etapa tem prazo e responsável. É possível configurar lembretes antes do vencimento e, se a etapa passa do prazo, reatribuição para um substituto com aviso ao coordenador. O coordenador deixa de abrir planilhas para saber o que está atrasado: o painel mostra o status por execução.
Auditoria sem reconstrução
Cada ação fica no log: quem iniciou a etapa, quem anexou, quem alterou o quê, quem aprovou e quando. As assinaturas de aprovação podem ser verificadas no PDF exportado. Quando um auditor, um cliente ou o fisco pergunta como aquela conta foi conciliada em março, a resposta é uma execução, não uma busca em e-mails.
Comece pequeno
Não é preciso migrar tudo de uma vez. Escolha as contas de maior risco ou volume, por exemplo bancos e contas a pagar, monte o fluxo com essas e rode um mês. Ajuste os campos com o que o time sentiu falta e só então amplie.
O que a ferramenta não resolve
A Cadenio organiza a execução e a prova do trabalho. Ela não substitui o julgamento do profissional contábil nem o sistema contábil onde os lançamentos acontecem, e os critérios de conciliação continuam sendo os do seu procedimento e da norma aplicável.