Documentos está nos planos Business e Enterprise, com envios ilimitados. Também roda dentro de um Flow: uma etapa que envia o documento com os dados da execução já preenchidos. Essa parte tem guia próprio, Documentos dentro de um Flow.
Visão geral
O caminho inteiro em seis passos
Suba o seu PDF como modelo
O contrato ou a proposta que você já usa, exportado do Canva ou do Word, vira um modelo na sua biblioteca.
Diga quem assina e o que pedir
Nomeie as pessoas (cliente, escritório, fiador) e acrescente o que cada uma preenche ao assinar, como o número do documento.
Arraste os blocos de assinatura para as páginas
Assinatura, nome e data num só movimento, mais os campos que mudam a cada envio.
Envie em dois passos
Quem assina desta vez e, depois, os dados, a mensagem e a prévia do PDF real.
O cliente assina pelo celular
Um link pessoal por e-mail, sem conta e sem instalar nada. Você vê quando abriu e quando assinou.
O PDF volta com a prova
Certificado de assinaturas, selo digital com certificado ICP-Brasil, carimbo do tempo confiável e um QR Code que qualquer pessoa confere.
Modelos
Seus PDFs viram modelos
A aba Modelos é a sua biblioteca. Cada cartão é um documento preparado uma vez e enviado quantas vezes precisar, e fica na sua pasta. O modelo diz se está Pronto para enviar ou se Falta preparar, e os prontos têm o botão Enviar no próprio cartão.
Passo 1 · Subir
Adicione um modelo: o PDF que você já usa
Clique em Novo modelo e escolha o PDF, até 20 MB e 40 páginas, em retrato ou paisagem. Dê um nome e diga o que é: Contrato, Proposta ou Outro. O Cadenio mantém o seu layout exatamente como está e escreve os dados e as assinaturas por cima.
Passo 1 · Quem assina
Diga quem assina este modelo
Um modelo novo começa com as pessoas que combinam com o que ele é. Um contrato recebe um Contratante, que assina por um link pessoal, e o Escritório, que assina dentro do Cadenio (quem enviar é quem assina). Uma proposta recebe um Cliente e o Escritório. Renomeie, acrescente mais pessoas, como um fiador ou uma testemunha, e escolha para cada pessoa de fora se o link vai por e-mail ou se você mesmo envia.
Passo 1 · Pedir a quem assina
Peça o que você precisa na hora de assinar
Em Pedir ao assinar, o botão Acrescentar dado abre as sugestões que você ainda não usou (documento de identidade, endereço, telefone, empresa, cargo) e um campo para dar nome a um dado seu. A pessoa preenche no celular, e a resposta sai impressa na página assinada, ao lado da assinatura.
Passo 2 · Posicionar
Campos que você preenche a cada envio
Um Dado do envio é um valor que você digita toda vez que envia, como o valor do contrato. Arraste-o até a linha do PDF onde ele vai, dê um nome no painel da direita e escolha o tipo (texto, data, número ou moeda). Você também diz de onde vem o valor: digitado por você a cada envio, o nome de quem assina, preenchido no envio (como a data) ou calculado a partir de outro campo. O envio pede o que é digitado, e a prévia mostra o valor no lugar.
Passo 2 · Posicionar
Arraste os blocos de assinatura para a página
Escolha uma pessoa à esquerda e arraste o Bloco de assinatura até onde ela assina: assinatura, nome, data e o que você pediu, num só movimento. Os itens só entram arrastando, nunca por um clique perdido. Selecione uma caixa para movê-la com as setas, duplicar, apagar ou dar um fundo claro que lê bem sobre foto. Quando todas as pessoas têm onde assinar, o modelo fica Pronto.
Itens
O que você pode arrastar para a página
- Dado do envio
- Um valor que você preenche a cada envio, com nome e tipo. Aparece como campo no envio e sai impresso onde você soltou.
- Tabela de itens
- Uma tabela para os itens, serviços ou parcelas de cada envio. Você dá nome às colunas (até seis, cada uma de texto, número ou moeda) e, se quiser, uma linha de total. O envio tem um editor para as linhas, e o PDF as desenha formatadas, continuando numa página acrescentada se não couberem.
- Texto fixo
- Texto que é igual toda vez, como uma cláusula ou uma observação.
- Bloco de assinatura
- Assinatura, nome e data de uma pessoa juntos, mais o que você pediu a ela. O jeito mais rápido de posicionar uma assinatura.
- Assinatura, Nome, Data
- As mesmas peças, uma de cada vez, quando o layout pede separadas.
- Dado pedido
- Um dos campos que você acrescentou em Pedir ao assinar, impresso onde você escolher.
- Página de assinaturas
- Se o PDF não tem espaço para assinar, um clique acrescenta uma página depois da última, organizada para todos.
Passo 3 · Enviar
Enviar: quem assina desta vez
De um modelo pronto, clique em Enviar. O lugar de cada pessoa já está no modelo, então o envio só pergunta quem assina desta vez: nome e e-mail do cliente e, no escritório, quem assina. O que foi pedido a quem assina aparece embaixo, com um link para mudar só neste envio.
Passo 3 · Enviar
Dados, mensagem e prévia do PDF real
O segundo passo pede os dados do envio e mostra o PDF real sendo montado enquanto você digita, com os valores no lugar e o número como vai sair. Acrescente um assunto e uma mensagem para o e-mail, escolha por quanto tempo o link vale (15 dias por padrão) e clique em Enviar para assinar. Use Ajustar posições só se este envio pedir um layout diferente.
O lado do cliente
O cliente abre um link pessoal
O cliente recebe um e-mail com um botão, abre o documento no celular e lê página por página. O link é pessoal: sem conta para criar e nada para instalar. A barra de baixo diz quantos campos são dele e em que página.
O lado do cliente
Assinar leva um minuto
Ao tocar em Assinar, o cliente confirma que é ele. Depois preenche o que você pediu, desenha ou digita a assinatura e dá o aceite. Em Ajustes ele pode pedir mudanças, e pelo menu pode recusar, nos dois casos com uma mensagem para você.
Acompanhar
Acompanhe cada etapa
A página do envio mostra cada pessoa com quando foi enviado, aberto e assinado. Daqui você copia o link, manda um lembrete (um por hora para cada pessoa), troca um e-mail que voltou, cancela o envio ou assina pelo escritório em Assinar agora. Você também recebe um e-mail a cada resposta. A aba Enviados lista todos os envios, com filtros como Aguardando assinatura, Ajustes pedidos, Não entregues, Vencendo em 3 dias e Assinados no mês.
Acompanhar
Todos os envios na aba Enviados
A aba Enviados lista tudo o que você enviou, com o status e quem ainda falta assinar. Os filtros levam ao que precisa de você: Para eu assinar (o que espera por você), Aguardando assinatura, Ajustes pedidos, Não entregues, Vencendo em 3 dias, Assinados no mês, Recusados e Rascunhos.
Acompanhar
Quando o cliente pede ajustes
Se o cliente pede mudanças, o envio fica como Ajustes pedidos e a mensagem dele aparece no alto. Corrija os dados, clique em Corrigir os dados e enviar nova versão, e cada pessoa mantém o mesmo link, que agora abre a nova versão. As assinaturas dadas na versão anterior deixam de valer.
O status de um envio
O que significa cada rótulo da aba Enviados e da página do envio.
| Status | O que significa |
|---|---|
| Rascunho | Preparado, mas ainda não enviado. Você o encontra de novo na aba Enviados. |
| Aguardando assinatura | Enviado. Alguém ainda não assinou. |
| Ajustes pedidos | Uma pessoa pediu mudanças. Corrija os dados e envie uma nova versão. |
| Assinado | Todos assinaram. O PDF assinado com o certificado está pronto. |
| Recusado | Uma pessoa recusou e disse por quê. |
| Cancelado | Você cancelou o envio. Os links deixam de aceitar assinaturas. |
| Vencido | O link durou os dias combinados e ninguém terminou. |
O PDF assinado
Todos assinaram: as assinaturas na página
Quando a última pessoa assina, todos recebem o PDF assinado por e-mail e ele fica na página do envio. Cada assinatura, nome, data e dado pedido sai impresso onde o modelo posicionou, sobre um fundo claro que lê bem sobre fotos e cores.
O PDF assinado
O PDF volta com a prova
A última página é o certificado de assinaturas: quem assinou, como o link foi enviado, quando foi enviado, aberto e assinado, IP, aparelho e um token por assinatura. Sobre o arquivo inteiro vai um selo digital com certificado ICP-Brasil e carimbo do tempo confiável. Qualquer alteração no arquivo invalida o selo.
Verificar
Qualquer pessoa confere
O QR Code do certificado abre a página de verificação. Ela mostra quem assinou e quando, e confere um PDF com o assinado sem enviar o arquivo para lugar nenhum: mesmo arquivo, sem alteração.
O que o PDF assinado leva
- Assinaturas na página
- A assinatura, o nome, a data e os dados pedidos de cada pessoa, onde o modelo posicionou, com um fundo claro que lê bem sobre fotos.
- Certificado de assinaturas
- A última página: documento, versão, código e, para cada assinante, o método, quando foi enviado, aberto e assinado, IP, aparelho e um token.
- Selo digital
- Uma assinatura PAdES com certificado ICP-Brasil sobre o arquivo inteiro. Leitores de PDF como o Adobe mostram que está assinado e sem alteração.
- Carimbo do tempo
- Um carimbo RFC 3161 de uma autoridade confiável, que prova quando o arquivo foi selado.
- QR Code
- Abre a página pública de verificação daquela versão.
Dicas para modelos que funcionam
- Exporte e subaUse o PDF do Canva ou do Word como está. Retrato ou paisagem, até 20 MB e 40 páginas.
- Um bloco por pessoaArraste um Bloco de assinatura para cada pessoa. Se o PDF não tem espaço, acrescente uma Página de assinaturas.
- Texto fixo para o que se repete, Dado do envio para o que mudaCláusulas e observações são Texto fixo. Valores, datas e prazos são Dados do envio.
- Mude as posições no modeloMova uma caixa uma vez no modelo e todos os próximos envios usam. Ajustar posições num envio serve para um caso isolado e não sobrescreve o modelo, a não ser que você peça.
- Dê ao modelo o nome do que ele é“Contrato de prestação de serviços” basta: cada envio recebe o título do modelo com o nome do cliente.
Você envia o mesmo contrato a partir de um processo? Coloque-o num Flow: uma etapa envia o documento com nome, e-mail e valores do cliente já preenchidos a partir da execução, e o PDF assinado volta para a etapa. Veja Documentos dentro de um Flow.
Perguntas frequentes
O cliente precisa ter conta no Cadenio?
Não. O cliente assina por um link pessoal, no celular ou no computador, sem criar conta nem instalar nada.
A assinatura é ICP-Brasil?
As pessoas assinam eletronicamente, com as evidências no certificado. O certificado ICP-Brasil é o selo do Cadenio sobre o PDF final, que prova que o arquivo não mudou depois de assinado.
Posso usar o PDF que já tenho?
Sim. Contratos e propostas exportados do Canva ou do Word, em retrato ou paisagem, até 20 MB e 40 páginas. O Cadenio escreve os dados e as assinaturas por cima do seu layout.
Dá para corrigir algo depois de enviar?
Dá. Abra o envio, clique em Corrigir os dados e enviar nova versão, e cada pessoa mantém o mesmo link, que passa a abrir a nova. As assinaturas da versão anterior não valem na nova.
O cliente pode pedir ajustes ou recusar?
Pode. Na página de assinatura ele pede ajustes ou recusa, nos dois casos com uma mensagem. Você vê na página do envio e recebe um e-mail.
Por quanto tempo o link vale?
15 dias por padrão, e você muda no segundo passo do envio. A aba Enviados tem um filtro para o que vence em 3 dias.
Um e-mail voltou. E agora?
A pessoa aparece como não entregue. Clique em Trocar e-mail na página do envio, corrija o endereço e o link sai de novo, ou copie o link e mande você mesmo.
Posso enviar um PDF sem criar um modelo?
Pode. O Envio avulso pega um PDF só para aquele envio, e você posiciona as caixas no próprio envio. Se for enviar de novo, faça um modelo.
Quais planos têm Documentos?
Business e Enterprise, com envios ilimitados.