Você precisa de um modelo Pronto em Documentos (veja o guia de Documentos). O Flow nunca reposiciona nada: posições, dados e pessoas vêm do modelo. Disponível nos planos Business e Enterprise.
Visão geral
Quatro coisas a fazer
Prepare o modelo uma vez, em Documentos
Quem assina, o que pedir a cada um e onde tudo vai nas páginas.
Acrescente uma tarefa Assinatura de documento ao Flow
No + da linha de tarefas, escolha Assinatura de documento.
Escolha o modelo e ligue os dados
Diga de onde vêm o nome e o e-mail do cliente e de onde cada campo do documento é lido no Flow.
Execute
Quando a execução chega na etapa: confira os dados, pré-visualize, envie, acompanhe e conclua quando todos assinarem.
No editor
Acrescente a etapa com o +
Na linha de tarefas, o + entre as tarefas (e o de dentro de uma fase) agora oferece duas escolhas: uma Tarefa, como sempre, ou uma Assinatura de documento. A segunda cria uma tarefa que guarda o documento a assinar e mais nada, já atribuída a você como qualquer tarefa nova.
No editor
Escolha o modelo e ligue os dados
Escolha o modelo na sua biblioteca. A tarefa ganha o nome “Assinatura · modelo”, a menos que você a renomeie. O Cadenio lista então o que o modelo precisa: quem assina e os campos do documento. Ligue o nome e o e-mail do cliente a campos do Flow, diga quem assina pelo escritório e ligue cada campo do documento a um campo do Flow ou a um valor do escritório. O que tem o mesmo nome, como “Nome completo”, já vem ligado.
O que você liga
A tarefa só pede isto
- Modelo
- O documento a enviar, com um atalho para editá-lo em Documentos. Um modelo que não está Pronto avisa.
- Nome e e-mail do cliente
- Um campo do Flow para cada um, como os que você preenche numa tarefa de dados do cliente. Se ficam vazios, são digitados na execução.
- Quem assina pelo escritório
- Quem é responsável pela tarefa (o padrão), quem iniciou a execução ou a pessoa de um campo de membro.
- Campos do documento
- Cada Dado do envio do modelo é lido de um campo do Flow, de um Valor do escritório que você mantém na conta ou digitado na execução. Datas preenchidas no envio e campos calculados não são pedidos.
- Tabela de itens
- Se o modelo tem uma tabela de itens, ligue-a a um campo Lista de itens do Flow: as colunas, as linhas e os totais vão para o PDF. Sem ligação, os itens são digitados na execução.
Deixar algo sem ligar é permitido: o editor diz quantos itens serão preenchidos na execução, e o envio espera até que todos estejam preenchidos. O que não se permite é um documento com dado faltando, então nada sai pela metade.
Um lugar para o layout
Para mudar o documento, mude o modelo
A tarefa de assinatura não aceita campos extras e não tem posições próprias. Se algo precisa mudar (um campo novo, uma assinatura de lugar), edite o modelo em Documentos e o Flow acompanha: um campo novo aparece para ser ligado, um removido some. O modelo mostra em quantos Flows ele é enviado, e arquivar um modelo em uso pede confirmação e cita esses Flows.
Arquivar
Arquivar um modelo que um Flow usa
Arquivar um modelo para as tarefas de assinatura que o enviam. O Cadenio pergunta antes e cita quais são.
Na execução
A etapa mostra o que vai ser enviado
Quando a execução chega na etapa, a tarefa lista os dados do documento, de onde veio cada um (uma tarefa anterior ou esta) e quem assina. O que o Flow não conseguiu preencher fica aberto, pronto para você digitar. Um campo que veio do Flow pode ser corrigido aqui mesmo, e a correção vai para a tarefa de onde ele veio. Enquanto não estiver tudo preenchido, o botão de enviar fica desligado e uma linha diz o que falta.
Na execução
Pré-visualize e envie
A prévia monta o PDF real com os valores desta execução. Quando estiver certo, Enviar para assinatura mostra quem vai receber e envia. O cliente recebe o link pessoal, assina pelo celular e você acompanha daqui.
Na execução
Acompanhe as assinaturas
Cada pessoa aparece como enviado, aberto ou assinado, com lembrete, copiar link e trocar e-mail. O escritório assina em Assinar agora, na própria etapa. Se o cliente pede ajustes, corrija os dados e use Enviar nova versão: os mesmos links abrem a nova. A tarefa não se conclui enquanto espera.
Na execução
Assinado por todos
Quando a última pessoa assina, a etapa diz que foi assinado por todos e o PDF assinado, com o certificado, fica na tarefa. Agora Concluir tarefa está disponível: confira o PDF e conclua, e o Flow segue.
Na execução
O Flow segue
Concluir a tarefa leva o processo adiante, para a próxima etapa ou para o fim da execução. O PDF assinado fica na tarefa, e o resultado da assinatura é um campo que você pode usar em regras.
O que impede o envio, e como resolver
A etapa diz em palavras simples, e estas são as causas mais comuns.
| A etapa diz | O que fazer |
|---|---|
| Preencha um campo | Digite na própria etapa. É um campo do modelo que o Flow não preenche. |
| O e-mail do cliente está vazio ou inválido | Preencha a tarefa de onde o e-mail vem, ou corrija com o lápis em Quem assina. |
| O modelo foi arquivado | Restaure em Documentos. |
| Alguém não tem onde assinar no modelo | Abra o modelo em Documentos e dê a essa pessoa um bloco de assinatura. |
| Ninguém assina pelo escritório | Atribua a tarefa, ou preencha o campo de membro que você escolheu. |
| Envie o documento para assinatura primeiro | Você tentou concluir a tarefa antes de enviar. Envie e espere as assinaturas. |
Bom saber
- O resultado da assinatura é um campoA tarefa cria três campos: o resultado (Assinado, Recusado ou Cancelado), o que o cliente pediu ou por que recusou, e o PDF assinado. Use em regras e repasses como qualquer campo.
- Documento recusado ou canceladoA tarefa também pode ser concluída, para o Flow seguir o caminho de perda. Use o campo de resultado numa regra para decidir o que acontece.
- Dois documentos diferentesUse duas tarefas de assinatura, uma para cada modelo, e uma regra para pular a que não se aplica.
- Algo que o Flow não previuNuma execução, acrescente uma tarefa de assinatura para um aditivo ou um termo de entrega. Ela abre a configuração na hora.
Perguntas frequentes
Posso acrescentar outros campos à tarefa de assinatura?
Não. Ela guarda o documento e os três campos que ele preenche. Para outras informações, use uma tarefa comum antes dela e ligue esses campos ao documento.
Onde movo uma assinatura ou acrescento um campo?
No modelo, em Documentos. O Flow não tem posições próprias, então todo Flow e todo envio direto que usa o modelo recebe a mudança.
E se eu mudar o modelo depois de publicar o Flow?
As execuções leem o modelo quando você abre a etapa e quando envia. Um campo novo do modelo aparece para ser preenchido na execução, um removido some, e um modelo que não está Pronto bloqueia o envio e diz quem está sem lugar para assinar.
O cliente pode editar os dados?
Não. O cliente assina, pede ajustes ou recusa. Você corrige os dados na etapa e envia uma nova versão.
O cliente precisa ter conta no Cadenio?
Não. O cliente assina por um link pessoal, no celular ou no computador.
Quais planos têm esse recurso?
Business e Enterprise, com envios ilimitados.